E-Mail-Automation · Hausverwaltung
Ihr Posteingang sortiert sich von selbst.
Himaj Automation liest jede eingehende Mail, erkennt das Anliegen und stellt sie automatisch der zuständigen Person zu — per Weiterleitung oder Ticket. Aus Stunden täglicher Verteilung wird ein Vorgang, der im Hintergrund läuft.
Viele Objekte, ein Posteingang.
Eine Hausverwaltung mit hunderten Einheiten erhält täglich Rechnungen, Reparaturmeldungen, Mieteranliegen und Eigentümerpost — alles in einem zentralen Postfach. Jemand muss jede Mail lesen, einordnen und an die richtige Person weiterleiten. Das kostet jeden Tag Stunden, ist fehleranfällig und bleibt liegen, sobald es voll wird. Je mehr Objekte Sie verwalten, desto größer wird genau dieser stille Aufwand.
Vier Schritte, vollständig im Hintergrund.
Eingang
Ihr zentrales Postfach leitet eingehende Mails an Himaj Automation weiter. An Ihrem Postfach ändert sich nichts.
Erkennen
Feste Regeln und KI lesen Betreff und Inhalt, bestimmen das Anliegen und — wo nötig — das betroffene Objekt.
Zuordnen
Die Mail geht an die zuständige Person: als Weiterleitung, als Ticket oder einsortiert im Postfach.
Im Zweifel prüfen
Ist die Zuordnung nicht eindeutig, landet die Mail in einer Prüf-Ablage — nie beim Falschen. Geraten wird nicht.
Den Verteilplan Ihrer Branche bringen wir mit.
Die Zuständigkeiten einer Hausverwaltung sind über Betriebe hinweg ähnlich. Genau diese Struktur ist bei uns bereits hinterlegt — wir tragen nur Ihre Personen ein. So sind Sie in kurzer Zeit produktiv, statt wochenlang zu konfigurieren.
Jede Mail an ihren Platz
Rechnungen → Buchhaltung, Reparaturen → technisches Management, Mieteranliegen → Mietverwaltung, Eigentümerpost → WEG-Verwaltung, dazu Nebenkosten und Verträge. Die Logik steht — Sie hinterlegen die Personen.
Nicht „die Technik" — der Richtige
Eine Reparaturmeldung zu Haus A geht an den Betreuer für Haus A. Die Erkennung zieht Adresse oder Objektnummer aus der Mail und trifft die zuständige Person, nicht das ganze Team.
Dringendes überholt alles
Wasserschaden, Heizungsausfall oder Aufzugsnotfall werden vor allem anderen erkannt und sofort an den Notfallkontakt gestellt — mit Hinweis, statt in der normalen Warteschlange zu verschwinden.
Ihre Daten, Ihre Kontrolle.
DSGVO an erster Stelle
Verarbeitung in der EU, Auftragsverarbeitungsvertrag inklusive, Datenminimierung by design. Für eine Hausverwaltung ist das keine Kür, sondern Voraussetzung.
Sie behalten die Hand drauf
Die Engine läuft auf unserer Infrastruktur, angebunden an Ihr Postfach. Sie nutzen den Dienst, solange er Ihnen Wert bringt — ohne langfristige Bindung an fremde Systeme.
Keine verlorene Mail
Auch bei Lastspitzen wird jede Mail verarbeitet, mit automatischer Wiederholung bei Störungen. Unsichere Fälle gehen in die Prüf-Ablage statt verloren.
Einmal einrichten, dann monatlich nutzen.
Betrieb
Monatlich · Basis
- Ein Postfach, ein Team
- Automatische Zuordnung + Prüf-Ablage
- Laufender Betrieb & Überwachung
- Monatsbericht: Mails & gesparte Zeit
Optimierung
Monatlich · Plus
- Laufende Feinjustierung der Treffer
- Mehr Kategorien & Regeln
- Höheres Volumen, mehrere Teams
- Bevorzugter Support
Ausbau
Monatlich · Pro
- Weitere Automationen
- Anbindung Ihres Ticketsystems
- Individuelle Auswertungen
- Reaktions-Zusagen (SLA)
Der Preis orientiert sich am gesparten Aufwand. Zwei Stunden Verteilung am Tag sind schnell mehr wert, als der Dienst kostet. Die konkreten Konditionen besprechen wir im Gespräch — passend zur Zahl Ihrer Objekte und Postfächer.
Häufige Fragen.
Wie funktioniert die automatische E-Mail-Zuordnung?
Ihr zentrales Postfach leitet eingehende Mails an Himaj Automation weiter. Feste Regeln und KI lesen Betreff und Inhalt, bestimmen das Anliegen sowie das betroffene Objekt und stellen die Mail der zuständigen Person zu — per Weiterleitung, Ticket oder einsortiert im Postfach.
Ist Himaj Automation DSGVO-konform?
Ja. Die Verarbeitung erfolgt in der EU, ein Auftragsverarbeitungsvertrag ist inklusive und es gilt Datenminimierung by design.
Was passiert bei unklaren oder dringenden Mails?
Ist die Zuordnung nicht eindeutig, landet die Mail in einer Prüf-Ablage statt beim Falschen. Notfälle wie Wasserschaden, Heizungsausfall oder Aufzugsnotfall werden vorrangig erkannt und sofort an den Notfallkontakt gestellt.
Bereit, Stunden zurückzugewinnen?
Wir richten einen Pilotbetrieb für ein Postfach ein und zeigen Ihnen die Zuordnung an echten Mails — bevor Sie sich festlegen.
oder direkt: [email protected] · +49 176 8483 6403